Aviso de Prácticas de Privacidad
ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE USAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE USTED OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. REVÍSELO CON ATENCIÓN.
Vigente a Partir del 15/12/2022
Si necesita ayuda para traducir o entender el Aviso, llame al 1-(888-343-3547). Las personas con dificultades auditivas deben marcar TTY: 711
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Obligaciones de Las Entidades Cubiertas:
Fidelis Care es una entidad cubierta según lo define y regula la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguro Médico (HIPAA, por sus siglas en inglés) de 1996. Por ley, Fidelis Care debe mantener la privacidad de su información médica protegida (PHI, por sus siglas en inglés), proporcionarle este Aviso de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad relacionadas con su PHI, cumplir con los términos de este Aviso actualmente en vigencia y avisarle en caso de incumplimiento de su PHI no garantizada.
Este Aviso describe cómo podemos usar y divulgar su PHI. También describe sus derechos a acceder, modificar y administrar su PHI y cómo ejercer esos derechos. Cualquier otro uso y divulgación de su PHI que no esté descrito en este Aviso solo se hará con su autorización por escrito.
Fidelis Care se reserva el derecho a cambiar este Aviso. Nos reservamos el derecho a poner en vigencia el Aviso revisado o corregido para su PHI que ya tenemos, y cualquier PHI suya que recibamos en el futuro. Fidelis Care revisará y distribuirá este Aviso de forma inmediata siempre que haya algún cambio sustancial en alguno de los siguientes:
- los usos y divulgaciones;
- sus derechos;
- nuestras obligaciones legales;
- otras prácticas de privacidad mencionadas en este aviso.
Pondremos a su disposición cualquier Aviso revisado en nuestro sitio web o en un correo aparte.
Protecciones Internas de PHI Oral, Escrita o Electrónica:
Fidelis Care protege su PHI. Tenemos procesos de seguridad y privacidad para ayudar.
Estas son algunas de las formas en que protegemos su PHI.
- Capacitamos a nuestro personal para seguir estos procesos de seguridad y privacidad.
- Le exigimos a nuestros asociados comerciales que sigan los procesos de seguridad y privacidad.
- Mantenemos nuestros consultorios seguros.
- Hablamos sobre su PHI solo por motivos comerciales con personas que necesitan saberla.
- Mantenemos su PHI segura cuando la enviamos o la almacenamos de forma electrónica.
- Usamos tecnología para evitar que las personas equivocadas accedan a su PHI.
Usos y Divulgaciones Permitidos de su PHI:
A continuación, verá una lista de cómo podemos usar o divulgar su PHI sin su permiso o autorización:
- Tratamiento: podemos usar o divulgar su PHI a un médico u otro proveedor del cuidado de la salud que le proporcione tratamiento, para coordinar su tratamiento entre proveedores, o para ayudarnos a tomar decisiones de autorización previa relacionadas con sus beneficios.
- Pago: podemos usar y divulgar su PHI para hacer pagos de beneficio por los servicios de cuidado de la salud que se le proporcionaron a usted. Podemos divulgar su PHI a otro plan de salud, a un proveedor del cuidado de la salud o a otra entidad sujeta a las Reglas de Privacidad federales por sus propósitos de pago. Las actividades de pago pueden incluir las siguientes:
- Procesar reclamos.
- Determinar la elegibilidad o cobertura para reclamos.
- Emitir facturaciones de primas.
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- Revisar servicios de necesidad médica.
- Llevar a cabo revisión de utilización de reclamos.
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- Operaciones de atención médica: podemos usar y divulgar su PHI para realizar nuestras operaciones de atención médica. Estas actividades pueden incluir las siguientes:
- Proporcionar servicios de atención al cliente.
- Dar respuesta a los reclamos y apelaciones.
- Proporcionar administración de casos y coordinación de cuidados.
- Hacer revisión médica de reclamos y otras evaluaciones de calidad.
- Actividades de mejora.
En nuestras operaciones de atención médica podemos divulgar PHI a asociados comerciales. Tendremos acuerdos por escrito para proteger la privacidad de su PHI con estos asociados. Podemos divulgar su PHI a otra entidad que esté sujeta a las Reglas de Privacidad federales. La entidad también debe tener relación con usted por operaciones de atención médica. Esto incluye lo siguiente:
- Evaluaciones de calidad y actividades de mejora.
- Revisar las aptitudes o títulos de los profesionales de atención médica.
- Administración de casos y coordinación de cuidado.
- Detectar o evitar el fraude y abuso de atención médica.
Divulgaciones del Plan de salud del grupo/patrocinador del plan: podemos divulgar su información médica protegida a un patrocinador del plan de salud del grupo, como un empleador u otra entidad que le proporcione un programa del cuidado de la salud, si el patrocinador acordó ciertas restricciones sobre cómo usará o divulgará la información médica protegida (como acordar no usar la información médica protegida para acciones o decisiones relacionadas con el empleo).
Otras divulgaciones de su PHI Permitidas u Obligatorias:
- Actividades de recaudación de fondos: podemos usar o divulgar su PHI para actividades de recaudación de fondos, como recaudar dinero para fundaciones de caridad o entidades similares para ayudar a financiar sus actividades. Si nos comunicamos con usted por actividades de recaudación de fondos, le daremos la oportunidad de no recibir o de dejar de recibir estos mensajes en el futuro.
- Fines de contratación de seguro: podemos usar o divulgar su PHI con fines de contratación de seguro, como tomar una decisión sobre una solicitud o pedido de cobertura. Si usamos o divulgamos su PHI con fines de contratación de seguro tenemos prohibido usar o divulgar su PHI que sea información genética en el proceso de contratación de seguro.
- Recordatorios de cita/Alternativas de tratamiento: podemos usar o divulgar su PHI para recordarle sobre una cita para tratamiento y cuidado médico con nosotros o para proporcionarle la información con respecto a alternativas de tratamiento u otros beneficios y servicios relacionados con la salud, como información sobre cómo dejar de fumar o adelgazar.
- Según lo exige la ley: si las leyes federales, estatales o locales exigen el uso o divulgación de su PHI, podemos usar o divulgar su información PHI en la medida que el uso o la divulgación cumplan con dicha ley y se limita a las exigencias de dicha ley. Si dos o más leyes o normas que regulan el mismo conflicto de uso o divulgación, cumpliremos con las leyes o normas más restrictivas.
- Actividades de salud pública: podemos divulgar su PHI a una autoridad de salud pública con a fin de prevenir o controlar una enfermedad, lesión o discapacidad. Podemos divulgar su PHI a la Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA, por sus siglas en inglés) para garantizar la calidad, seguridad o efectividad de productos o servicios según la jurisdicción de la FDA.
- Víctimas de maltrato o abandono: podemos divulgar su PHI a autoridades del Gobierno locales, estatales o federales, incluidos servicios sociales u organismos de servicios de protección autorizados por la ley para recibir dichas denuncias si tenemos convicción razonable de maltrato, abandono o violencia doméstica.
- Procedimientos judiciales y administrativos: podemos divulgar su PHI en procedimientos judiciales y administrativos. También podemos divulgarla en respuesta a los siguientes:
- Una orden de una corte.
- Tribunal administrativo.
- Citación.
- Órdenes de comparecencia.
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- Orden judicial.
- Solicitud de descubrimiento.
- Solicitud legal similar.
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- Fuerzas policiales: podemos divulgar su PHI relevante a fuerzas policiales cuando se lo solicite. Por ejemplo, en respuesta a las siguientes:
- Orden de la corte.
- Orden judicial de la corte.
- Citación.
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- Órdenes de comparecencia emitidas por un funcionario judicial.
- Citación a gran jurado.
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También podemos divulgar su PHI relevante para identificar o encontrar a un sospechoso, fugitivo, testigo esencial o una persona desaparecida.
Médicos forenses, científicos forenses y directores funerarios: podemos divulgar su PHI a un médico forense o científico forense. Esto puede ser necesario, por ejemplo, para determinar una causa de muerte. También podemos divulgar su PHI a directores funerarios, según sea necesario, para llevar a cabo sus funciones.
Donación de órganos, ojos y tejidos: podemos divulgar su PHI a organizaciones de obtención de órganos. También podemos divulgar su PHI a las personas que trabajan en la obtención, bancos o trasplante de los siguientes:
- Órganos cadavéricos
- Ojos
- Tejidos
Amenazas a la salud y seguridad: podemos usar o divulgar su PHI si creemos, de buena fe, que el uso o divulgación es necesario para evitar o reducir una amenaza seria o inminente a la salud o seguridad de una persona o el público.
Funciones especializadas del Gobierno: si usted es un miembro de las Fuerzas Armadas de los Estados Unidos, podemos divulgar su PHI según lo exijan las autoridades militares. También podemos divulgar su PHI:
- A funcionarios federales autorizados para la seguridad nacional.
- A actividades de inteligencia.
- Al Departamento de Estado para determinaciones de idoneidad médica.
- Para servicios de protección del Presidente u otras personas autorizadas.
Indemnización de trabajadores: podemos divulgar su PHI para cumplir con las leyes sobre la indemnización de trabajadores u otros programas similares establecidos por la ley que proporcionan beneficios por enfermedades o lesiones relacionadas con el trabajo sin tener en cuenta la culpa.
Situaciones de emergencia: podemos divulgar su PHI en una situación de emergencia o si usted está incapacitado o no está presente, a un familiar, amigo cercano, organismo autorizado para socorrer en caso de desastre o cualquier otra persona que usted haya identificado previamente. Usaremos criterio profesional y experiencia para determinar si la divulgación es lo mejor para usted. Si la divulgación es lo mejor para usted, solo divulgaremos su PHI que es directamente relevante para la participación de la persona en su cuidado.
Presos: si usted está preso en un establecimiento correccional o bajo la custodia de un funcionario policial, podemos divulgar su PHI a la institución correccional o funcionario policial, en donde dicha información sea necesaria para que la institución pueda proporcionarle el cuidado de la salud, para proteger su salud o seguridad, o la salud y seguridad de otros, o por la salud y seguridad del establecimiento correccional.
Investigación: en determinadas circunstancias, podemos divulgar su PHI a investigadores cuando su estudio de investigación clínica haya sido aprobado y existan determinadas garantías para garantizar la privacidad y protección de su PHI.
Usos y Divulgaciones de su PHI que Requieren su Autorización por Escrito
Se nos exige obtener su autorización por escrito para usar o divulgar su PHI, con excepciones limitadas, por los siguientes motivos:
Venta de PHI: le pediremos una autorización por escrito antes de hacer una divulgación que se considere como venta de su PHI, lo que significa que vamos a obtener una compensación por divulgar su PHI de esta manera.
Comercialización: le pediremos una autorización por escrito para usar o divulgar su PHI por motivos de comercialización con excepciones limitadas como cuando tenemos comunicaciones de comercialización en persona con usted o cuando proporcionamos regalos promocionales de valor nominal.
Notas de psicoterapia: le pediremos autorización por escrito para usar o divulgar cualquiera de sus notas de psicoterapia que podamos tener en nuestros registros con excepción limitada, como para determinado tratamiento, funciones de operación de pago o atención médica.
Derechos Individuales
Los siguientes son sus derechos con respecto a su PHI. Si le gustaría usar alguno de los siguientes derechos, comuníquese con nosotros usando la información que se encuentra al final de este Aviso.
- Derecho a solicitar restricciones: usted tiene el derecho a solicitar restricciones en el uso y divulgación de su PHI para operaciones atención médica, tratamientos o pagos, así como también divulgaciones a personas que participan en su cuidado o en el pago de su cuidado, como familiares o amigos cercanos. Su solicitud debe indicar las restricciones que solicita, e indicar a quién aplica la restricción. No se nos exige estar de acuerdo con esta solicitud. Si estamos de acuerdo, cumpliremos con su solicitud de restricción a menos que la información se necesite para proporcionarle tratamiento de emergencia. Sin embargo, restringiremos el uso o divulgación de su PHI para operaciones de pago o cuidado de la salud al plan de salud cuando haya pagado el servicio o artículo con desembolso personal por completo.
- Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales: usted tiene el derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted sobre su PHI por un medio alternativo o a lugares alternativos. Este derecho solo aplica si la información podría ponerle en peligro si no se comunica por el medio alternativo o al lugar alternativo que quiere. No tiene que explicar cuál es el motivo de su solicitud, pero debe indicar que la información podría ponerle en el peligro si el medio de comunicación o lugar no se cambia. Debemos tener en cuenta su solicitud si es razonable y especifica el medio o lugares alternativos a los que se debe enviar su PHI.
- Derecho a acceder o recibir una copia de su PHI: usted tiene el derecho, con excepciones limitadas, a observar o recibir copias de su PHI que se encuentra en un conjunto de registros designado. Puede solicitar que le proporcionemos copias en un formato que no sea fotocopias. Usaremos el formato que solicite a menos que no podamos hacerlo. Debe enviar una solicitud por escrito para obtener acceso a su PHI. Si denegamos su solicitud, le proporcionaremos una explicación por escrito y le diremos si los motivos de la denegación pueden revisarse y cómo solicitar dicha revisión o si la denegación no puede revisarse.
- Derecho a modificar su PHI: tiene el derecho a solicitar que modifiquemos o cambiemos su PHI si cree que contiene información incorrecta. Su solicitud debe enviarse por escrito, y debe explicar el motivo por el cual la información debe ser modificada. Podemos denegar su solicitud por determinados motivos, por ejemplo, si no creamos la información que usted pide que se modifique y el creador de la PHI puede modificarla. Si denegamos su solicitud, le proporcionaremos una explicación por escrito. Puede responder con una declaración que no está de acuerdo con nuestra decisión y adjuntaremos su declaración a su PHI que solicita que modifiquemos. Si aceptamos su solicitud para modificar la información, haremos esfuerzos razonables para informarle a otros, incluso las personas que nombre, de la modificación y que incluyan los cambios en divulgaciones futuras de esa información.
- Derecho a recibir un registro de divulgaciones: usted tiene el derecho a recibir una lista de las instancias dentro del período de los últimos 6 años en los que nosotros o nuestros asociados comerciales divulgamos su PHI. Esto no aplica a las divulgaciones por motivos de operaciones de cuidado de la salud, pago o tratamiento o divulgaciones que usted autorizó y otras actividades determinadas. Si solicita este registro más de una vez en un período de 12 meses, podemos cobrarle una tarifa razonable basada en los costos para responder a estas solicitudes adicionales. Le proporcionaremos más información sobre nuestras tarifas en el momento de la solicitud.
- Derecho a presentar un reclamo: si cree que se han violado sus derechos de privacidad o que hemos violado nuestras propias prácticas de privacidad, puede presentar un reclamo con nosotros por escrito o por teléfono mediante la información de contacto que se encuentra al final de este Aviso.
También puede presentar un reclamo con el Secretario de la Oficina del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos enviando una carta a 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201 o llamando al 1-800-368-1019, (TTY: 1-866-788-4989) o visitando www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/.
NO TOMAREMOS NINGUNA ACCIÓN EN SU CONTRA POR PRESENTAR UN RECLAMO.
- Derecho a recibir una copia de este Aviso: puede solicitar una copia de nuestro Aviso en cualquier momento usando la información de contacto que se encuentra al final de este Aviso. Si recibe este Aviso en nuestro sitio web o por correo electrónico (e-mail), también tiene el derecho a solicitar una copia en papel de este Aviso.
Información de Contacto
Si tiene alguna pregunta sobre este Aviso, nuestras prácticas de privacidad relacionadas con su PHI o cómo ejercer sus derechos, puede comunicarse con nosotros por escrito o por teléfono con la información de contacto que se encuentra a continuación.
Fidelis Care
Attn: Privacy Officer, Compliance Department
25-01 Jackson Avenue
Long Island City, NY 11101
Número de teléfono gratuito 1-888-343-3547, TTY: 711